华为秘书:一支神秘的HR队伍

jessie:在业界,华为不仅仅是硬件技术人员学习的对象,它的人力资源体系更是在近些年受到来自各方的追捧。当年任正非亲自去英国走访企业,想要引进NVQ体系,回国后专门抽调了一个是实力雄厚的专家小组进行研究,10年间不断探索修订,形成目前火遍整个HR界的任职资格体系。而这个体系最先的试点岗位便是华为的秘书,理论上讲,作为以研发和营销团队为核心的科技型企业,做人力资源的大型变革,怎么也应该选一个人员覆盖率高或是对业绩影响大的职位作为试点,而为何偏偏选择了这个人数不多,女性偏多的秘书岗呢?

来源:HR实名俱乐部(ID:hr_club)

华为秘书是什么意思?

华为秘书体系隶属于公司人力资源部,是公司人力资源一支重要保障队伍,目前华为全球秘书约2000人,深入公司各部门各BG,支撑工作连续性开展。

华为秘书体系早在1998年即引进英国NVQ(National Vocational Qualification) 文秘(行政管理)职业标准体系,是华为任职最早推行和完善的体系之一。总的来说,华为文秘体系专业化程度在国内及业界均为领先地位.。

任正非说,秘书是走向管理者的通道,秘书就是管理者。管理最初级就是秘书。80%-90%的例行工作是由秘书进行管理,秘书有处理例行问题的权力,华为公司有很多高层领导都是出自秘书。

华为秘书要做什么的?

可以看一下华为某研究所秘书JD(岗位说明):

(一)岗位职责

1、管理主管日常事务。基于良好的业务感知和业务重点,合理安排主管的日程;通过有效的信息管理和文件预处理、任务跟踪等帮助主管管理时间、聚焦主业务,促进业务目标的达成;把握公文管理各环节的工作,确保和推动公文管理的不断规范;熟悉公司相关管理制度,具备良好的成本意识,协助主管进行费用控制和管理。

2、维护有效工作关系。培养与主管的信任关系和默契,建立主管与自己的工作关系网络,优化与内外部联系人员协作的方法或流程,维护与周边良好融洽的工作关系。

3、跟踪重点业务进展。根据主管阶段工作重点和要求,对重要工作进展和各类遗留问题例行跟踪和监控,做好任务执行风险管理,以便主管及时、全面了解业务进展,推进相关工作。

4、推动流程制度优化和运作效率提升协助主管高效筹备组织会议,输出纪要,并跟踪会议决议的落实,促成会议目标达成;协助推动相关流程优化,通过部门规范、常用流程的建立与优化,提高部门运作和员工的工作效率。

5、协助营造高效的组织氛围通过组织各种丰富多彩的文体和户外活动及相关宣传等,促进员工交流,营造轻松高效的工作氛围;作为触角和桥梁,通过上传下达和其他有效措施,提前扫清障碍,帮助部门高效运作和持续健康发展。

(二)岗位要求 

1、本科学历,专业不限,文秘及英语专业优先;

2、学习成绩优秀,大学英语六级426分及以上,英语专业须已通过专业四级,通过八级者优先考虑;

3、掌握计算机操作、打字、OFFICE办公软件等基本技能,需进行统一的秘书专业笔试;

4、外形气质大方、举止得体;

5、语言表达流利、清晰、准确。

小编:除了HR内容,秘书岗责是不是跟很多初级HRBP有多相近之处?至于岗位要求,概况起来:颜值高,表达强,英语好、技能硬

华为秘书在公司怎么定位的?

任正非在1997《在秘书座谈会上的讲话》早就讲透了,整理一些核心观点:

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1、秘书是为了解决生产力的。公司为什么聘秘书呢?就是让经理们、研究开发人员、市场营销人员专心从事那些别人做不了,只有他们自己能做的事情,这样的话,秘书就真正地起到了大大解放管理干部、研究人员的职能工作。我们不是为了解放而解放,而是为了服务。

我们就是为了降低整个企业的总体成本,才建立秘书服务队伍的。如果我们不想降低成本,让研究开发人员、高级管理人员自己拖地板、装订文件,无疑减慢了他们的工作速度,降低了工作效率。这就是我们所说的服务的概念,归根到底就是解放生产力。

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2、秘书地位有多高。这个问题很难说清楚。举一个例子,美国军队里有一种士官,不叫军官,是士兵的士,叫士官。他们有时候连准将都可以管,但他们甚至连准尉都不是。这是美国军旅制度确定的,士官没有军官资格,可他们在总参谋部做一些非常具体的工作。

所以,秘书的权力、职责大小是与她本人所处的部门、岗位密不可分的,秘书的地位、岗位也是有一定区别的。

秘书不能简单理解为端茶倒水、打字复印,不同地位的秘书其服务的意义也不同。像我们公司这么庞大的秘书队伍,发达国家是养不起的,因为成本太高。美国的公司一般是提供好的工具,要求科技人员自己做文件,下班之前务必做完。华为公司处于中国特色的情况下,所以养得起,有这么一大群秘书。

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3、秘书是管理者的助手。这个助手的含义怎么理解,这里面就有一个善解人意的问题。每一个部门、每一个科、甚至每一个课题,在往前推动的过程中哪些事情要发生,有哪些问题要注意,或者哪些方面能够减低他们的工作量,保证他们把全部精力用在主攻方向上,那么我们就应该把这些工作接下来,由我们来承担。

如果觉得担子太重子,可以再加一个秘书,再重了,再加一个秘书。如此往复下去,不就有了秘书科、秘书处了嘛。

助手有高低之分,也有级别之分,大家不要总是争取管理的作用,而忽略了服务的功能秘书工作中可能有90%都是处理简单事务,可能有10%是助手性工作,因此秘书的服务功能是非常强烈的。这种强烈就表现在所有别人不做的事,都应该由你来做。当然你可以通过分流的方式,比如你打字又快又好,但你可以交给打字员去做,你做一些组织性的工作。

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4、秘书分担管理者压力。

作为秘书就是要下定决心,不顾一切地去分担管理者的压力。这个分担管理者的压力,不是说替他决策,出主意,而是要减轻他的大量事务性的重复性的劳动,保证他们在主攻方向上投入很大力量,这是我认为的助手的作用。

我曾经在市场部讲过,办事处的行政秘书就是管家婆,把这个家乱七八糟的事情管理起来,主任就可以省心了,减轻了管理者的压力。这些往往都是例行管理的事情。

对于例外管理,还是应该让经理们去操作,而不是你们越俎代疱。至于什么是例行管理,什么是例外管理,去看基本法,都写得很明确。

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5、秘书基本功要求是什么。

秘书一定要有基本功,具备做一个文员的条件。若一个秘书连文员都做不好,根本就不是一个好秘书。因此,秘书领域范围内的事情,如打字、复印、操作计算机以及其它一系列的工作,都要非常熟悉、熟练,这是今后秘书待遇调整需要考核的一个最基本的要点。

秘书必须能承担文员所能做的一切工作,但是不同的岗位、不同的级别和不同层次,对秘书的要求都不相同,这就需要各级部门自己制定秘书体系的具体要求。

现在我们的秘书队伍是不是能完全担负起这样的责任呢?我觉得可能还有很大差距。因为我认为秘书队伍应在考核管理上重新定位,适当调换。

若办事处正在聘文员,是不是可以适当考核办事处行政秘书能不能担负起行政秘书的责任,如果担负不起来,那么她就做文员,再招一个秘书来管她。新员工管老员,老员工可能不服气,不服气是短暂的,时间长了,也得服气。

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6、秘书如何得到提升。

女员工一定要注意,提升你们的不是经理,也不是男员工,而是你们自己,只有你们的自己创造你们自己的历史,创造自己的前途和机遇。这些问题,要在工作中慢慢去体会,克服自身缺点,表现自己的优点,发挥强项,使得自己适合时代潮流。

华为公司大发展的滚滚洪流,是不以人们的意志为转移的。干部使用中任人唯亲的现象也不会更多发生,将会为大家提供越来越多的机会,这些机会也靠你们自己去创造。在展露自己才华时,不是靠你说,是要看别人对你的承认

因此不要认为你们不安心工作,我们就会对你们有看法。我们公司的人才政策一贯讲得是“爱一行,干一行;干一行,专一行”,没有强迫大家去干一行就一定要去爱一行。

秘书如果不团结起来,不大声呐喊,就永远改变不了自己的命运。你们可以多写文章,可以发表,可以上报,提出建设性意见,我们是会参考的。大家都可以发挥积极性,每个人都可以谈认识,讨论怎样做个好秘书。

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7、秘书成长讲究悟性。

关于秘书的培训,我认为不一定要依赖于公司,每个人时时处处做每一件事,与任何人打交道,都是一个自我培训的过程,这讲究一个悟性。你悟性好,就可以得其精华,就可以成仙。没有这个悟性。机会总是会从你身边错过。

每个人都要加强自我培训,在此基础上上升到公司的体系,那就是写出你的论文来。人人都可以写自己的岗位,也可以写别人,我建议最好写本人的岗位,因为只有自己对自己的岗位认识较深刻,这样可以给我们提供参考意见。

培训也可以共享,各部门组织后,发个NOTES,大家一起来听。深大也有很多秘书专业,可以邀请教授来讲课或者自己去听。 你想提高待遇,你就得多学习,提高自我是必不可少的。如果不提高,就可能淘汰。

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8、秘书的男女性别问题

我们选用秘书时,基本上是不考虑专业的,有专业选择的是个别部门,绝大多数部门是没有专业限制的,只考虑潜在发展力量,什么专业都可以进来,我在俄罗谈话时说得很清楚,我们所吸收的一大批俄罗斯博士、硕士、大学生,男性一定要专业对口,女性只要受过本科训练就可以。

你们感到与男性不平等,可以勇敢上前线。不过我认为装机前线生活环境、条件比较艰苦,女性不太适合,如果你们一定要去,希望你们的长官也要照顾一下,别放到连汽车都没有的地方,你们单独走一大截山路怎么办呢?我还不放心呢。

华为公司人才流动是一种很正常的现象,所有应聘的机会你们都可以去挑战。努力是个人争取机会、创造机会,发展自己的唯一道路。

分享一个华为工作七年的秘书照,感受一下华为秘书味儿(女)。

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9、秘书未来的职业发展

我认为秘书是可以发展、走向经理岗位的。世界上很多的秘书后来都能够做到很高的职位,秘书地位也并不低,秘书也可以拿高工资,秘书也不必一直做秘书,这是正常的。

因为秘书了解的综合面广,有相当大的适应能力,当她在某一点问题上看破红尘时,她站起来说话甚至比专业人员还要厉害。

所以我们动员一批优秀秘书到前线去,到办事处去,增加对市场的了解,经受市场考验,加强市场意识,利于将来的发展。

 

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